►►►ВНИМАНИЕ: ВЕДЕНИЕ ТЕМ И ОТЧЁТЫ - АП
Ведение тем и отчёты в АП
1.При создании темы с просьбой о помощи автор темы автоматически становится волонтером. Волонтер обязан предоставить на модераторскую почту help.eva.doc@gmail.com скан своего паспорта и скан письменного разрешения родителей данного ребенка о разрешении сбора средств и предоставлении информации о здоровье ребенка общественности, документы согласно правилам раздела http://eva.ru/articles/help_mod.htm (т.е. не имея разрешения от родителей и не общаясь с ними лично, заводить темы по сборам запрещено).
Перечень остальных основных документов находится в конце данного поста.
При составлении письма необходимо в теме письма указывать фамилию подопечного, а переписку вести с одного и того же адреса, отвечая на предыдущее письмо.
2. Минимум один раз в 2-3 дня необходимо сообщать в теме о поступивших подопечным переводах. Как должны выглядеть сообщения: в столбик
дата – сумма – источник/имя жертвователя. В конце – общая собранная сумма и сколько ещё осталось собрать. Таким образом каждый жертвователь сможет увидеть свою сумму в поступлениях, а новые жертвователи получат представление о том, сколько ещё не хватает.
3. По мере развития ситуации необходимо сообщать о расходах. Волонтер обязуется доносить информацию не только с данного ресурса, но и со сторонних ресурсов, фондов, благотворительных организаций, принимающих участие в сборах средств на подопечного, интересы которого представляются в данном разделе ПВ.
Как только деньги будут собраны, необходимо уведомить об этом модераторов, отправив письмо на модераторскую почту, а так же отписаться об этом в теме.
4. Приход и расход денег должен быть подтверждён документально по первому же требованию жертвователей.
5.Волонтёр несет ответственность за подлинность представленной информации о здоровье ребенка и о сборах. Обязан быть в плотном контакте с семьёй, контролировать ситуацию, согласовывать всю публикуемую информацию с родными, а так же заранее оговаривать с ними варианты действий в том случае, если собранные средства не понадобятся или будут излишки. Проще говоря, родным необходимо объяснить, что в случае форс-мажора ( изменения суммы счёта в меньшую сторону, изменения тактики лечения и т.д) расход средств необходимо будет согласовать с жертвователями. Отвечают за это волонтёры, т.к. именно они представляют интересы семьи. Деньги, переводимые на счета родственников, не должны рассматриваться ими как собственность, которой они могут распоряжаться на своё усмотрение. Пример: если изначально был заявлен сбор на операцию, то сумма должна быть потрачена на операцию. Если же вдруг семья решает изменить методы лечения своего ребенка, то это необходимо согласовать с жертвователями. Как минимум, узнать, есть ли возражающие из числа благотворителей.
Если у посетителей форума возникают "неудобные" вопросы, во избежание развития дискуссии, отвлекающей от сбора, желательно, чтобы волонтёры отвечали на эти вопросы (заданные путём ЛС или каким-либо другим образом) в форме отдельного информационного сообщения в рамках темы. В том случае, если ответы есть. Все лишние реплики, нарушающие правила, будут удаляться из темы. Но волонтёрам следует помнить, что отсутствие ответов и дополнительной информации ведёт к нежелательным последствиям.
Разумеется, каждая ситуация по-своему уникальна, поэтому следует воспринимать эту памятку лишь как идеальную схему. Если будут проблемы, в каждой истории будем разбираться отдельно.
Будем рады, если у Вас будут предложения и дополнения к данной памятке.
UPD. Перечень основных документов, необходимых для открытия тем:
- счёт от клиники с ПОДПИСЬЮ и ПЕЧАТЬЮ ,
- скан паспорта волонтёра(1я страничка и страничка с пропиской),
- доверенность на волонтера от родителя на ведение темы на форуме,
- скан паспорта родителя (1я страничка и страничка с пропиской),
- скан свидетельства о рождении ребенка,
- выписку с рекомендацией лечения,
- два совместных фото родителя с ребенком в разных интерьерах,
- справку о доходах семьи,
- расписку родителей о том, что они согласны на размещение информации на форуме и готовы передать излишек собранных средств другому
нуждающемуся с подобным или другим диагнозом.
УБЕДИТЕЛЬНАЯ ПРОСЬБА НЕ ПРИСЫЛАТЬ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВАХ!!!
При невозможности предоставить счёт от клиники (Сингапур, Китай), но наличии адресного письма с примерными ценами от клиники пациенту, сбор допустим только в разделе «Разное» с обязательным пояснением жертвователям того факта, что документа, подтверждающего сумму сбора, нет.